S 4PM za večjo usklajenost, organiziranost
in boljšo produktivnost na vseh nivojih
vodenja projektov

Zbiranje podatkov med izvedbo projekta ponuja avtomatizirano izdelavo standardiziranih in po meri narejenih poročil.

• Izdelava časovnic in projektnih finančnih poročil
• Poročila po meri za EU projekte, vodstva in zunanje partnerje
• Avtomatsko obveščanje v 4PM in preko elektronske pošte
• Poročanje posameznikov vodstvu in sodelavcem v ekipi
• Samodejno sledenje spremembam na projektu

Z naprednimi moduli za evidenco aktivnosti spremljamo urnika in dopustov, vodimo stroške in razpoložljivost kadra.

• Potrjevanje in obračun potnih nalogov
• Povezovanje potnih stroškov s projekti
• Zahtevki za dopust, potrjevanje, evidence
• Vnos in pregled nad bolniškimi odsotnostmi
• Evidentiranje in upravljanje (koriščenje) nadur

Sprejemanje pravilnih poslovnih odločitev na podlagi kvalitetnih informacij pridobljenih v okviru napredne analitike po meri.

• Vrtilne tabele z naprednimi filtri
• Seznami opravljenih ur po vrstah dela
• Seznam vseh projektov in filtriranje po meri
• Analiza poslovanja na vseh projektih in filtriranje po meri
• Razporeditev oseb po enotah in skupinah projektov

Načrtovanje, spremljanje in analiziranje stroškov ter prihodkov ni več niti zahtevno niti zamudno opravilo.

• Enostavno orodje za načrtovanje projektnih stroškov
• Ažuren pregled stroškov dela, potnih in drugih stroškov
• Analitično spremljanje finančne realizacije
• Napovedi prilivov in odlivov
• Pregledna izdelava stroškovnega načrta projekta

Upravljanje z dokumenti v 4PM odpravlja pošiljanje dokumentov po e-pošti in tveganja izgube ter nepooblaščenih pristopov.

• Enostavno urejanje pravic dostopanja do dokumentov
• Razporejanje dokumentov po mapah in pravicah
• Verzioniranje in zgodovina vpogledov
• Napredni iskalnik za iskanje po vsebini, imenu in ključnih besedah
• SSL varnost

Hkratno delo na več projektnih nalogah zahteva pregled nad načrtovanimi, razporejenimi in izvajanimi nalogami.

• Celovita podatkovna zbirka za boljšo analizo dela
• Poročanje o porabljenem času po nalogi
• Možnost pripenjanja dokumentov
• Vpisovanje komentarjev in obveščanje o delu na nalogi
• Povezava s seznamom aktivnosti za hitre in enostavne analize

Interaktivni gantogram omogoča vpogled v časovno in vsebinsko organizacijo projekta po fazah in nalogah.

• Ažurne informacije o poteku aktivnosti
• Spremljanje realizacije po nalogah, aktivnostih in zadolženih
• Prilagajanje prikaza glede na izbrane filtre
• Hitra analiza za hitre spremembe
• Spremljanje zamud

Razporejanje odgovornosti in zadolžitev med projektno ekipo pomeni večjo delovno učinkovitost in boljšo komunikacijo.

• Povezanost nalog časovnim in finančnim okvirom projekta
• Pregled nad delom posameznikov
• Orodja za ocenjevanje zaposlenih
• Pripomoček za razporejanje zaposlenih
• Pregled nad zasedenostjo virov

Enostavno beleženje in spremljanje časa prihoda, odhoda, odmora in skupne prisotnosti.

• Namizno in mobilno beleženje prisotnosti.
• Možnost sledenja prihodu, odhodu, malici in privatnemu izhodu.
• Vpogled v prisotnost s strani delavca in delodajalca.
• Pregled ne vnesene prisotnosti.
• Izvoz priporočenega obrazca za revizorje in priloge k plačilni listi.

4PM sodi med najbolj izpopolnjeno in celovito programsko opremo za multiprojektno vodenje, kar jih boste našli na trgu. 4PM omogoča delo z različnimi projekti, programi in portfeljem projektov, vključujoč module, ki so med seboj smiselno povezani: vodenje posameznih projektov, ki ima smiselno integrirane: (1) dokumenti in portali, (2) projektni finančni modul, (3) evidenca dela - načrtovanje zasedenosti virov in (4) vodenje programov in portfelja projektov (skupine projektov).

Svoj naročniški paket lahko kadar koli spremenite tako, da spremenite vrsto naročniškega paketa in dodate/odstranite uporabnike (upoštevajte, da po obdobju vračila kupnine ne nudimo vračil za znižanje). Če želite spremeniti svoj naročniški paket, to preprosto sporočite na  ali se obrnite na vašega dodeljenega 4PM skrbnika.

4PM samodejno ne omogoča integracij z zunanjimi programskimi opremami. Slednje je mogoče zgolj po naročilu, kar za vas opravi ekipa 4PM. Med najbolj prepoznavne integracije sodijo računovodski programi (SAOP, VASCO), kadrovski sistemi (KADRIS4, Gecko), IT sistemi za registracijo časa (JANTAR, SPICA) in  enotni IT sistemi (HAKL, Perftech).

Za več informacij glede integracij se obrnite na .

V 4PM vodimo projektne finance na podlagi vnašanja prihodkov in stroškov, ter spremljanja denarnega toka po projektu. Z rednim vnašanjem ur ter dodelitvijo urnih postavk posameznemu zaposlenemu, finančni modul avtomatsko izračuna stroške dela za izbrano obdobje in po posameznem projektu / fazi. Prihodke in druge odhodke vnašamo ročno, kjer lahko vnašamo postavke iz prejetih računov (prejemnik, izdajatelj, faza, vrsta stroška, vrednost in delež sofinanciranja, rok plačila, itn.).

Poleg tega lahko vsakemu projektu dodelimo proračun in delež sofinanciranih sredstev. Skladno z izvajanjem projekta lahko s pomočjo vrtilnih tabel in grafičnih prikazov sledimo realizaciji, razliki med zabeleženimi in realiziranimi stroški, razpoložljivimi sredstvi, ter drugimi računovodskimi postavkami. Tabele lahko kadarkoli izvažamo v XML formatu ter jih uporabljamo za kreiranje poročil po meri

V 4PM imamo možnost izvoziti standardizirana poročila, vezana na projektne finance in evidence dela, ali pa poročila po meri za posamezne projekte, osebe ali celotno organizacijo. Vsi izvozi se vršijo v formatu XML.

Poleg poročil lahko uporabimo več kot 50 različnih vrst predlog časovnic za poročanje v okviru nacionalnih in mednarodnih projektov (Interreg, H2020, Erasmus +, Life, LAS, itn.). V primeru, da želene časovnice ni na seznamu, lahko slednjo po naročilu izdelamo za posameznega naročnika

Preizkus 4PM traja 30 dni. Ko vaše preskusno obdobje poteče, lahko sklenete pogodbo in zakupite 4PM. Naročilo oddate na . Oglejte si vse naročniške pakete tukaj.

4PM omogoča različne načine evidentiranja dela. Vnose izvajamo skladno z digitalnimi obrazci za vnos, pri katerih definiramo vrsto in količino dela po posamezni aktivnosti (nalogi). Vodimo 3 tipe vpisovanja: dnevni, tedenski in mesečni. Slednje omogoča redno spremljanje količine, vsebine in realizacije dela posameznika, ekip ali celotnega projekta.

Ko so podatki o minulem delu vneseni in potrjeni, lahko slednje uporabimo za namene poročanja in izdelave časovnic.

Po vnaprej nastavljeni shemi lahko v XML formatu v 4PM uvozimo: izkaznice zaposlenih, organizacije, stroške urnih postavk, stroške plač in druge postavke, ki ne nujno zahtevajo ročnega vnosa.

V kolikor trenutno uporabljate MS Project, lahko z XML formatom uvažate tudi projekte. 4PM prepozna naloge in faze (skupaj z roki izvedbe), naziv projekta ter zaključek projekta. Ko je projekt enkrat vnesen, administrator uporabniškega računa določi še projektno ekipo in dodeli zadolžitve.

Preberite več o izvozu in uvozu podatkov z uporabo XML datotek. 

4PM ponuja časovni pregled in urejanje poteka projekta tudi v okviru gantograma. Z njim načrtujete in spremljate projekt z dodajanjem novih faz, nalog, mejnikov in sestankov, ali urejanjem že obstoječih. Z nekaj kliki lahko dobite vpogled v posamezne zadolžitve za udeležence na projektu, ter urejate njene aktivnosti in čas izvedbe.

Komunikacija in obveščanje poteka izključno preko aktivnega e-poštnega predala. O vseh spremembah znotraj 4PM lahko obvestimo naše zaposlene oziroma izbrane udeležence na projektu / nalogi. Vsa obveščanja potekajo avtomatsko ali ročno, odvisno koga želimo obvestiti.

Bistvo dokumentnega sistema je sledljiva in varna hramba in izmenjava dokumentacije na enem mestu. Dostop do določene dokumentacije je urejen s pravicami, ki jih prejme določen uporabniški račun. Pri tem je omogočena funkcija verzioniranja dokumentov, kar pomeni, da se odpravlja tveganje t.i. ''zadnje verzije'' dokumenta, saj se kot prva na seznamu vedno pojavi zadnja verzija.  4PM dodatno omogoča še vpogled v zgodovino aktivnosti s posameznim dokumentom, kar omogoča ugotavljanje datuma prenosov, vpogledov ali naložitev dokumenta po uporabniku.

Avtomatizacije so kombinacije sprožilcev in dejanj, ki jih prilagodite svojim natančnim potrebam. Oglejmo si preprost primer: ko je {status} {nekaj}, {obvesti} {nekoga} {vsako časovno obdobje}.

4PM v te namene ponuja možnosti avtomatizacije v primeru sprememb na nalogah, kot so sprememba roka izvedbe, statusa, udeležencev na nalogi in dodanega komentarja ali dokumenta. V teh primerih udeleženci prejmejo obvestilo o spremembi. Avtomatizacija poteka tudi pri avtomatiziranem preračunavanju stroškov dela in urnih postavk. V primeru prekoračitve časovnih rokov pride do grafičnega prikaza opozoril znotraj 4PM.

Vse je odvisno od ciljev vašega projekta. Funkcionalnosti osnovnega multiprojektnega vodenja in komunikacije, kar je najbolj primerna izbira za manjše projektne ekipe, so na voljo v LITE naročniškem paketu, medtem ko sta za potrebe vodenja večjega števila različnih udeležencev, projektnih financ in avtomatizacije poročanja, primernejša paketa ADVANCED in ENTERPRISE.

Za enkratne projekte na katerih sodeluje več organizacij, priporočamo naročniški paket PROJECT. Ekipa 4PM se z veseljem posvetuje z vašo ekipo, v želji da vam pomaga izbrati primeren naročniški paket.

Kontaktirate nas lahko na .