4PM Projektne finance - dobre prakse

Upravljanje projektnih financ je ena najmočnejših funkcionalnosti v 4PM. Finančni viri so vedno omejeni, zato morajo biti stroški usklajeni s predvidenim obsegom dela, časom na eni strani in zahtevami vodstva, naročnikov in drugih… Zbrali smo nekaj koristnih nasvetov za boljšo uporabo.

V 4PM je finančno vodenje projekta prilagodljivo različnim potrebam enostavnih projektov ali velikih kompleksnih projektov, ki trajajo več let in imajo zahtevne procese, npr. investicije, EU partnerski projekti…

4PM Finančni modul sestavljajo:

  1. Finančni plan
  2. Spremljanje realiziranih stroškov
  3. Načrtovanje in spremljanje denarnega toka
  4. Projektni prihodki

Finančni plan

Vsakemu projektu določimo natančen finančni plan (budget), v katerem dokumentiramo predvidene stroške. Finančni plan določajo različne vrste stroškov, ki so povezane z ocenami dela (dodeljene ure) in projektnimi aktivnostmi. Zato je pomembno, da finančni plan upošteva tudi predviden obseg dela in časovno komponento projekta (planiranje po obdobjih ali fazah). Poleg stroškov dela je pomembno, da so čim bolj natančno popisani tudi drugi stroški,  npr. zunanji izvajalci, oprema, viri, materiali, potni stroški… in tudi pavšalni stroški. Pameten projektni vodja bo v planu pustil dovolj manevrskega prostora za nepredvidljivo.

Plan stroškov

Pravice vpogleda

Ne pozabite določiti vlog na projektu, kdo skrbi za spremljanje financ, kdo lahko potrjuje stroške (zakaj jih bomo porabili), kako bomo sledili porabi. Ko je finančni plan pripravljen, je pomembno, da ga potrdijo vpleteni, npr. vodstvo, finančna služba. Več-nivojski sistem uporabniških pravic v 4PM podpira tudi različne možnosti omejevanja vpogleda v projektne finance.

Spremljanje finančne izvedbe projekta

Zagotavljanje transparentnosti porabe sredstev med izvedbo projekta je pomembna. Zato 4PM podpira:

  • sledljivost porabljenih sredstev (stroškov) po posameznih postavkah v realiziranih stoških,
  • stalno primerjavo s finančnim planom,
  • spremljanje rezerviranih sredstev: potrjeno delo, izdane naročilnice, pogodbe in njihove porabe.

Realizirani stroški - računi

S 4PM je spremljanje porabe sredstev enostavno in transparentno. S 4PM ima skrbnik projektnih financ natančen vpogled v finančno stanje projekta, finančni plan, rezervirana sredstva in porabljena sredstva.

Podatki, ki so potrebni za pomembne odločitve so dostopni kadarkoli, vedno urejeni in ažurni.

Poseben poudarek: stroški dela

Realni stroški dela so vedno ažurni, saj so neposredno povezani z opravljenim delom: vsak član ekipe ima določeno urno postavko, to pomeni, da je vsaka ura, ki je poročana v 4PM že vključena v finančni realizaciji projekta. Vključen modul potni nalogi pa pomeni, da so tudi potni stroški takoj vključeni v finančno realizacijo projekta.

Realizirani stroški - delo

Ostanejo nam samo še vsi ostali stroški, ki pa jih lahko s pomočjo naprednih integracij enostavno pripeljemo v 4PM iz drugih IT sistemov. Če nimamo te opcije na voljo, lahko še vedno poskrbimo za ročen vnos podatkov o prejetih fakturah, vključimo pa lahko tudi pripadajočo dokumentacijo.

Ko so projektne finance enkrat urejene, je povsem enostavno pripraviti različne preglede in primerjave finančne realizacije in finančna poročila po skupinah projektov, programih, portfeljih projektov.

Pregled programa - finance

Ažuren vpogled v finančno realizacijo projekta omogoča pravočasne korekcije plana, dela (npr. povečanje razpoložljivih virov) ali celo ukinitev projekta. Boljši kot je nadzor nad projektnimi financami, manj težav je. S 4PM je to res enostavno.

Finančna izkaznicaFinančni pregled Načrtovanje finančnega toka na projektu

 

 

pogovor v živo
4PM FreeBrezplačen preizkus 4PM

Brezplačen preizkus 4PM

Naročanje na novice