Kako uspešno počrpati upravičena EU sredstva?

Digitalizacija procesov vodenja projektov slednje bistveno olajša, izboljša preglednost in sledljivost. 4PM je že vrsto let nepogrešljivo orodje za številne uspešne projektne time.

Na podlagi dolgoletnih lastnih izkušenj in izkušenj naših strank, smo pripravil nekaj napotkov, kako se lotiti vodenja projektov s 4PM:

Nasvet

4PM Rešitev

Vedno upoštevajte prijavo

  • opis načrtovanih aktivnosti,
  • terminski načrt (gantogram),
  • kateri so cilji in rezultati,
  • proračun.

4PM rešuje z natančno definicijo faz (delovnih sklopov), nalog in mejnikov: opis aktivnosti, terminski načrt, cilji… le-ti so vsem sodelujočim vedno dostopni, tudi ko izpolnjujejo časovnice, ali komunicirajo s sodelavci na projektu.

Naloge v 4PM - prenovljen obrazecNov, dinamičen gantogram: povleci spusti, lažje urejanje

Finančna izvedba projektov

Porabo sredstev spremljajte sproti in ne čakajte na oddajo poročila.

Vodilni partner naj spremlja porabo sredstev zase in tudi za projektne partnerje (druge upravičence), saj tako lahko pravočasno ukrepa (sprememba projekta, prerazporeditev sredstev).

Zahteve po transparentnosti, številne omejitve in preprečevanje dvojnega sofinanciranja prihajajo vedno bolj v ospredje.

4PM podpira natančno finančno načrtovanje in spremljanje izvedbe. Finančnik projekta ima vedno pri roki podatek o porabljenih in razpoložljivih sredstvih, številne vgrajene analitike in preglede, ki omogočajo jasen vpogled v finančno izvedbo projekta za izvajalca projekta ali za projektne partnerje.

Pregled realizacije dela (ure) in stroškov po fazah (WP-jih)Spremljanje realizacije Interreg po delovnih sklopih

Dokumentirajte nastale stroške

Stroški naj bodo ustrezno dokumentirani. Natančno preberite navodila za poročanje pred vsakim poročanjem, saj se ta pogosto spreminjajo.

4PM vključuje dokumentni sistem, ki ga lahko uporabljate tudi za shranjevanje in urejanje dokumentacije, ki je pogosto obsežna:

  • zunanji stroški: naročila, računi, dobavnice, poročila o opravljenih storitvah in ostala dokumentacija,
  • stroški zaposlenih: časovnice, izračuni stroškov dela, kontrolni podatki iz registracije delovnega časa, potni nalogi…,
  • izpolnjevanje časovnic poteka za vse projekte enako, če se vmes časovnica spremeni, poskrbimo za posodobitev,
  • vgrajene sp predpisane časovnice za širok nabor EU in nacionalnih programov.

Poročanje o opravljenem delu in izpolnjevanje časovnice Interreg

Koordinacija in sodelovanje

Koordinacija, sestanki naj bodo dokumentirani (liste prisotnosti, zapisniki). Sprotno reševanje problemov in usklajevanje bistveno prispeva k uspešnosti projektov.

 4PM lahko uporabite kot orodje za sklicevanje sestankov (povabilo uporabniki prejmejo v svoj koledar), pregled nad doseženimi cilji in mejniki, za distribucijo zapisnikov in drugih gradiv, ter tudi kot podporo za skupinsko delo.

Pravočasno poročanje

Pravočasno se lotite priprav za poročanje. Najboljše, da podatke, dokazila in dokumentacijo zbirate sproti.

S pravilnim pristopom so podatki pripravljeni za poročanje, brez preglednic, podatki so preverjeni. Številne navzkrižne kontrole in nastavitve preprečujejo možnost napak. Popravljanje napak je hitro, saj 4PM poskrbi, da so podatki pravilno osveženi v različnih pregledih in izvozih.

Če so podatki sproti urejeni, je manjša verjetnost napak in zahtev za dopolnitve. Tako pridete tudi hitreje do EU sredstev.  

pogovor v živo
4PM FreeBrezplačen preizkus 4PM

Brezplačen preizkus 4PM

Naročanje na novice