Načrtovanje zasedenosti zaposlenih - NOVO

Razporejanje nalog, spremljanje in načrtovanje optimalne zasedenosti zaposlenih je opravilo, s katerim se stalno srečujejo projektni vodje.

Prenovili smo pregled zasedenosti resursev in pripravili nasvete, kako s 4PM izboljšati vpogled v zasedenosti ekipe.

Plan zasedenosti _ nov

Ko želimo osebi dodeliti novo nalogo, moramo najprej preveriti, ali ima ta oseba čas oz. če ni morda že zasedena z opravljanjem nalog v določenem obdobju.

Pregled zasedenosti

UDELEŽENCI / PLAN ZASEDENOSTI RESURSOV

Grafičen pregled zasedenosti posameznikov in delovnih skupin. Z uporabo filtrov in časovnih obdobij dobimo natančen vpogled v planirano zasedenost posameznikov.

  • barve nam povejo delež zasedenosti posameznika glede na njegovo zaposlenost: več kot je zelene barve, bolj optimalno so posamezniki/skupine planirani, rdeča barva sporoča, da so že preveč obremenjeni, rumena pa premalo.
  • gantogram nalog prikazuje trajanje naloge in odstotek realizacije dela (opravljene ure/dodeljene ure), preseganje plana ur...
  • s filtri lahko prilagajate preglede glede na projekte, skupine projektov, priorite...

Zasedenost zaposelnih Zasedenost ekipeZasedenost posameznika

Kako izboljšate vpogled na planirano zasedenost v 4PM:

  • natančno opredelite naloge: vsebino naloge (opis naloge), trajanje naloge (rok začetka in zaključka) in obseg dela (dodeljene ure) in seveda zadolžene.
  • Po potrebi razdelite nalogo na več manjših nalog, po potrebi lahko na nalogo vključite več zadolženih oseb.
  • Izogibajte se nalogam brez roka zaključka ali so brez dodeljenih ur.
  • Zahtevajte sprotno uporabo komentarjev o opravljenem delu in tudi subjektivne ocene realizacije dela.
  • Zahtevajte sprotno poročanje o opravljenem delu (vpis dela z oceno opravljenega dela), tako boste lahko sproti imeli vpogled v realizacijo dela.
  • Od sodelavcev zahtevajte pravočasna opozorila o morebitnih težavah na nalogi (komentar na nalogi).
  • Možnost sprejemanja oz. zavračanja naloge prenese del odgovornosti za pravilno opravljeno nalogo tudi na zadolžene na nalogi. Če zaposleni sprejme nalogo, se strinja s pogoji za izvedbo naloge (vsebina, trajanje, obseg dela). Vsak uporabnik 4PM ima pri vpisu dela vedno podatek o planiranih, opravljenih urah in roku izvedbe naloge.

Pregledi / vse naloge

V pregledih so zbrane vse naloge z vseh projektov v izbranem obdobju.

Pregledi vse naloge

Tako dobimo pregled nad vsemi nalogami: dodeljenimi, sprejetimi in zaključenimi nalogami. Ker dodajamo novo nalogo, nas zanimajo še nezaključene naloge, zato pri polju stanje naloge izberemo dodaten filter. V pregledu nam ostanejo samo še nezaključene naloge.

Podatek o razliki med dodeljenimi in opravljenimi urami za naloge nam pove, kakšna je načrtovana obremenjenost za določeno osebo.

Če želimo, lahko pregled shranimo med priljubke.

Projekt / ekipa / zasedenost

Pregled zasedenosti posameznikov je dosegljiv tudi na projektu. Pri posamezniku lahko spremljamo zasedenost za delo na trenutnem projektu in vseh ostalih projektih. Posebej je ta funkcionalnost uporabna pri planiranju zasedenosti za delo na EU projektih.

Pregled plana zasedenosti ekipeZasedenost projekt

pogovor v živo