Lažje delo z dokumenti

Kako poiščem dokument?

Kako si olajšam iskanje dokumentov?

Kako naložim datoteko v 4PM?

Kako pošljem obvestilo o novi datoteki?

Kako pošljem povezavo do datoteke?

Dostop do dokumentov je odvisen od uporabniških pravic, vloge na projektu in pravic do vpogleda posamezne mape

Kako poiščem dokument?

V zavihku PROJEKT / DOKUMENTI najprej izberem mapo.
V iskalno polje vpišem iskalni niz – 4PM išče po

  • vsebini dokumentov,
  • nazivu in
  • ključnih besedah,
  • v vseh podrejenih mapah.

dokumenti iskanjeDokumenti iskanje 2

NAMIG: če ne veš, v kateri mapi iskati, se postavi na najvišjo možno mapo. Preveri tudi, ali imaš pravico dostopa do mape.

V seznamu so prikazani dokumenti, ki ustrezajo iskalnemu pogoju:

  • Klik na ime datoteke pokaže njene podrobnosti, komentarje in zgodovino
    Zgodovina rabe dokumentaDokumenti - komentarjiInformacije o datoteki
  • Dvojni klik na ime datoteke začne s prenosom vsebine na lokalni računalnik
  • Klik na lokacijo odpre mapo, kjer je naložena datoteka.

Kako si olajšam iskanje dokumentov?

Vsaki datoteki lahko določite ključne besede, ki vam bodo v pomoč pri iskanju datoteke

Dokumenti iskanje ključne besede

Če je bila datoteka naložena pred kratkim, jo lahko poiščete v zavihku / mapi  »zadnje spremembe«, kjer so datoteke naložene po kronološkem vrstnem redu, ne glede na mapo, v kateri se nahajajo:

Dokumenti iskanje zadnje spremembe

Kako naložim datoteko v 4PM?

Najhitreje naložite datoteko h komentarju na nalogi (kjerkoli odprem nalogo):

  • Dodaj komentar – vpišete poljubno besedilo
  • Klik na ikono »priponka«
    dokumenti obveščanje komentar naloga
  • Lahko NALOŽITE novo datoteko
  • Ali POIŠČETE datoteko, ki je že v 4PM (uporabite filtre v obrazcu)
    vstavljanje povezave do dokumenta
  • S klikom na zeleno kljukico potrdite vnos povezave do datoteke h komentarju – v polju se izpiše ID povezave
  • Po potrebi lahko pošljete obvestilo sodelavcem na projektu ali nalogi.

Datoteko lahko naložim tudi v zavihek PROJEKT / DOKUMENTI:

  • Izberem mapo, v katero želim naložiti datoteko
  • Kliknem ikono »naloži« datoteko

Kako pošljem obvestilo o datoteki sodelavcem

  • PROJEKT / DOKUMENTI -  izberem eno ali več datotek ali map
    dokumenti obveščanje
    kliknem na ikono »pošlji obvestilo«,
    dopišem spremno besedilo
    izberem prejemnike sporočila
    in pošljem obvestilo.

  • KOMENTAR na NALOGI ali PROJEKTU
    vpiši besedilo komentarja
    vstavi povezavo do dokumentov
    izberi prejemnike in pošlji
    dokumenti obveščanje komentar naloga
  • POŠLJEM POVEZAVO (url) DO DOKUMENTA
    izberi datoteko
    kopiraj povezavo (url - ctrl+c)
    vstavi kopirano povezavo v sporočilo ali dokument in pošlji.
    Kopiranje povezave do datoteke/mape

Prejemniki sporočil dobijo aktivne povezave do datotek v 4PM. Po prijavi v 4PM se takoj začne prenos datoteke.

 

 

pogovor v živo