Koordinacija ekipe z e-pošto? Obstaja boljša rešitev - 4PM komentarji na nalogah

Med najbolj pogosto uporabljenimi orodji za koordinacijo ekipe, vodenje projektov in sodelovanje je e-pošta. To pa ne pomeni, da je tudi najbolj optimalno orodje. Namesto z vodenjem projektov, se vaši najboljši sodelavci ukvarjajo z iskanjem izgubljenih sporočil, pregledovanjem neurejene komunikacije in ugotavljanjem pravega konteksta informacij… Je to res tisto, kar želite?

Koordinacija ekipe z e-pošto - ali se prepoznate?Karikatura_pošta_golob

  • V času projekta nastane nepregledna množica sporočil, zato je težko slediti celotni komunikaciji, ki je neurejena in  nepregledna,
  • Številna ne relevantna sporočila
  • Obveščanje o statusih naloge, ali je zaključena, koliko dela je opravljenega.. Resno?
  • V sporočilih se hitro izgubi sled, kdo je zadolžen za katero nalogo
  • Pošiljanje priponk – preglednice, PDF-ji in ostali dokumenti – kje se nahaja priponka? Katera verzija je prava? Koliko krat ste prosili sodelavce naj vam še enkrat pošljejo sporočilo s priponko, ker ga ne najdete več???
  • Ali je res vsaka e-pošta nujna?
  • Težave, ki nastanejo, ko nekdo zapusti ali se priključi nov član ekipe. Prenos celovite informacije je skoraj nemogoč, saj so sporočila razpršena, neurejena, pogosto tudi za vedno izgubljena

Velik del vodenja projektov sestavlja koordinacija komunikacija s sodelavci, zato je izjemnega pomena, da je komunikacija urejena, transparentna in ažurna. Brez napornega zbiranja podatkov, povratnih informacij, pravih verzij dokumentov.

Kako s 4PM spremenimo način komuniciranja in sodelovanja

  • Spremenite način komuniciranja. Namesto e-pošte uporabite 4PM Komentarje na nalogah.
  • Tako bodo prave informacije na pravem mestu – urejenost po projektih in nalogah, iskanje ne bo več težava.
  • Urejene priponke na komentarjih in v dokumentnih mapah, s pravimi verzijami in celotno zgodovino
  • Sledljiva komunikacija (kdo, kdaj, kaj), brez nepotrebnih in nepovezanih sporočil
  • Takojšnje sporočanje nastavljenim skupinam
  • Enostavna koordinacija – takojšen vpogled v statuse nalog, določanje prioritet nalog, vpogled  v delo ekipe (kdo dela na kateri nalogi…)
  • Brez nepotrebnih statusnih poročil - vse je v 4PM - brez skrbi, kopije sporočil lahko pridejo tudi v vaš nabiralnik.
  • Celovita slika na delo projektne ekipe, lažje prilagajanje in hitrejše ukrepanje

Seznami zadnjih komentarjevDokumenti - komentarjiNaloge v 4PM - prenovljen obrazec

pogovor v živo