Skupinsko delo in izmenjava dokumentov v 4PM

V 4PM ste postavili projektni načrt (gantogram), določili naloge z zadolžitvami in mejnike. Pri nalogah delajo naši sodelavci, člani ekipe iz partnerskih organizacij, zunanji sodelavci, nadzorniki. Projekt zaznamuje bogata komunikacija, izmenjava dokumentov. Komunikacija je urejena, pregledna in vedno dostopna, dokumenti so organizirani v mapah, verzije pa pravilno označene. 

O komentarjih, e-pošti

Člani ekipe uporabljajo komentarje na nalogi za interno komunikacijo in za izmenjavo dokumentov. V komentarje

  • vstavite povezave do obstoječih dokumentov,
  • dokumente naložite tudi neposredno v komentar.

Sodelavce obveščate z e-sporočili iz 4PM o novih komentarjih, spremembah in dokumentih.

Seznami zadnjih komentarjevNaloge v 4PM - prenovljen obrazec

Komentarji so

  • urejeni, na voljo celi ekipi, ves čas trajanja projekta in tudi naprej (arhiv).
  • vedno dostopni v obrazcu naloge, ali v seznamu komentarjev na delovni plošči.
  • Iskanje je enostavno in hitro z uporabo filtrov in iskalnika.

O dokumentih v 4PM

Projektu določite tudi prostor za hrambo in izmenjavo dokumentov v različnih mapah. Pripravite dokumentno strukturo, določite pravice (vidi, ureja), naložite obrazce in predloge ter začnite z delom. Člani ekipe pripravljajo dokumente, jih naložijo v 4PM, kjer so dostopni drugim članom ekipe.

Podatki o dokumentuUrejanje pravic dostopa do dokumentov

Kje nalagamo dokumente?

Dokumente lahko nalagamo v zavihku dokumenti, v izbrano mapo, lahko pa jih nalagamo tudi neposredno h komentarjem na nalogi. Vsakič ko naložimo nov dokument, ali ga spremenimo, lahko obvestimo sodelavce in jim pošljemo povezavo.

Kako spremenim verzijo dokumenta v 4PM?

Z uporabo verzioniranja v 4PM, lahko dostopajo tudi do starejših različic dokumenta. 4PM hrani datum nalaganja, avtorja in tudi zgodovino dostopov do dokumenta. Dokument lahko v 4PM preimenujete, ali mu dodate ključne besede, s pomočjo katerih si olajšate iskanje.

Projektni dokumentni sistem

Prednosti uporabe 4PM za podporo skupinskemu delu

  • Manj e-pošte: komunikacija je organizirana, shranjena in dostopna v 4PM
  • Selektivno pošiljanje e-pošte
  • Pregled nad uporabo dokumenta:
    • verzije,
    • zgodovina prenosov
  • Pregled nad dokumenti v delu
  • Pregled nad vključenimi sodelavci
  • Varna in zanesljiva hramba dokumentov (SSL protocol)
  • Boljša komunikacija in sodelovanje
pogovor v živo