Projektni dokumentni sistem

Pomemben del projektnega načrtovanja so različni projektni dokumenti, s pomočjo katerih pripravimo čim bolj optimalen projektni načrt. Strateški pomen dokumentov pri izdelavi projektnega plana dopolnjuje še njihova pomembna vloga v komuniciranju: obveščanje in poročanje vsem udeleženim v projektu. Urejeni projektni dokumenti pomembno prispevajo k učinkovitim reakcijam ob nepričakovanih dogodkih (zamude, medijska vprašanja, nesreče…), zato je še kako pomembno, kakšen je naš sistem za upravljanje s projektnimi dokumenti in kako jih uporabljati v projektnem komuniciranju.

Ena od osnovnih nalog vloga projektnega vodenja je upravljanje z nepričakovanim oz. nenačrtovanim.

Podatki o dokumentu

Uspešni vodje projektov znajo učinkovito uporabljati:

  • vnaprej pripravljene predloge in poročila (komentarji, dokumenti, struktura map),
  • interno učenje in prenos znanja med uspešnimi projekti (terminski načrti, način evidentiranja, standardne pogodbe (osnutki), tehnične specifikacije. ipd.
  • zapisnike sestankov kot zgoščene informacije o sklepih in jasno določenih zadolžitvah.

Cilj je vnaprej minimizirati administracijo in izdelavo neskončnega števila različnih dokumentov. Preveč projektne dokumentacije vodi v birokratizacijo projektnega vodenja, ki zagotavlja slabši vpogled v stanje projektov (ponavljajoče se, nestrukturirane informacije), izgubo pomembnih projektnih dokumentov in slabše skupinsko delo (kar je pogosto primer takrat, ko projekte vodimo s pomočjo tabel, e-pošte, papirja in spomina).
Tudi če je vodja projekta in projektna skupina ena sama oseba, mora komunicirati z nadrejenimi, uporabniki in drugimi deležniki. Uporaba enotnega sistema pomaga!


Projektni dokumentni sistem
Urejanje pravic dostopa do dokumentov
 

Projektni dokumenti so del projektne komunikacije.

4PM (kriteriji za vnos dokumentov v dokumentni sistem )

  • Centraliziran zajem dokumentov, arhiviranje in urejenost po projektih
  • Kontrola verzij (zaklepanje za urejanje, delo na pravi verziji)
  • Kontrola dostopov (prenosov)
  • Delovni tok dokumentov med osebami na projektu
  • Poročila in analize
  • Skupinsko delo (več ljudi potrebuje dokument za delo)

Kdo rabi katere informacije (naloge, dostopi)

  • Poročanje vodstvu
  • Izmenjava in dostop do dokumentov v projektni skupini

Kako komunicirati (4PM!):

  • formalni dokumenti (zapisniki, sklepi…)
  • neformalno obveščanje o izvajanju posamezne aktivnosti (komentarji naloge, projekti)
  • Povezovanje s projektnimi nalogami,
  • Varnost

Izdelava dokumentov je način komunikacije: kaj dokumentirati, kako, procesi!

pogovor v živo