Zaključevanje in arhiviranje projektov

Izkušeni projektni vodja ve, da je potrebno vsak projekt, ne glede na to ali je uspešno zaključen ali ne, pregledati in oceniti. Odgovoriti si mora na vprašanja kot so, kaj je bilo narobe, kaj je bilo prav, kaj bi se dalo izboljšati, kako je načrtoval aktivnosti in stroške, kako je sproti nadziral izvedbo, kakšna je ocena projektne ekipe, itn. Tako bo dobil tudi priporočila, ki jih bo uporabil v novih projektih, vendar le, če jih bo tudi ustrezno dokumentiral in seveda posredoval projektni ekipi.

Ob tem pa vodja projektov ne sme pozabiti, da je nujno tudi sprotno spremljanje in ocenjevanje poteka projekta: poraba načrtovanih sredstev in časa glede na dejansko opravljeno delo oz. stanje projekta, doseganje standardov kakovosti, prilagajanje načrta spremembam…

V 4PM je zaključevanje in ocenjevanje projektov enostavno, predvsem pa sistematično. Ko želimo projekt arhivirati in ga zaključiti, moramo najprej zaključiti vse aktivnosti: opravljene naloge in mejnike, vpisati prilive na projektne prihodke. Končane projekte zaključimo in pospravimo v arhiv, tako se izboljša pregled nad aktivnimi projekti.

Zaključevanje in ocenjevanje izvedbe projektov







 

 

 

 

Ob zaključevanju projektov priporočamo, da evidentiramo razlog zaključevanja projekta: uspešno zaključen projekt, neuspešne prodajne aktivnosti, odpoved pogodbe, uspešna prijava na razpis… 4PM poenostavi ocenjevanje projektov s pomočjo opisne ocene (komentarja) in številčne lestvice, ki bo vodstvu in sodelujočim na projektu sporočala jasno oceno izvedbe projekta. Pomembno je, da je lestvica ocen vnaprej definirana in ni prepuščena subjektivnim ocenam posameznikov.

Ko je projekt zaključen, ga posamezniki ne morejo več »bremeniti« z dodatnimi stroški in urejanjem podatkov. Vsekakor pa je pomembno, da lahko projekt kadarkoli aktiviramo, z enim klikom.

Še dodaten namig: uspešno izvedene projekte je treba ustrezno proslaviti.

pogovor v živo