Kako zmanjšati administracijo s pomočjo 4PM?

Nadzor nad projekti je povezan z veliko administracije, komunikacije in preverjanj pri izvajalcih. Ustrezna informacijska podpora lahko številna rutinska, vendar nujna opravila poenostavi in predvsem zmanjša:

  • od preverjanj ali je bilo delo opravljeno,
  • kdaj je bilo opravljeno,
  • ali je potrebno plačati račun,
  • do priprave poročil ...

Eno pomembnejših opravil, s katerim se srečujete na občinah, je spremljanje opravljenega dela po različnih projektih, z različnimi izvajalci. Občina je največkrat v vlogi nadzornika. To delo je zahteva veliko administracije, komunikacije in preverjanj pri izvajalcih. Ustrezna informacijska podpora lahko številna rutinska, vendar nujna opravila poenostavi in predvsem zmanjša: od preverjanj ali je bilo delo opravljeno, kdaj je bilo opravljeno, ali je potrebno plačati račun, do priprave poročil za vodstvo občin in občinske svete.

Na podlagi izkušenj na občinah, ki že uporabljajo 4PM, smo pripravili zanimivo rešitev, ki je gotovo zanimiva za občinske delavce.

Poglejmo kar konkreten primer.

Občina opravlja nadzor nad stanjem cest, za katere skrbijo različni izvajalci. Izvajalec je dolžan o svojem delu voditi evidenco, iz katere mora biti razvidno:

  • katera dela so bila opravljena,
  • kdaj so bila opravljena,
  • kakšen je bil obseg del,
  • trajanje del,
  • potrošnja materiala,
  • uporabljena delovna sila in mehanizacija ter drugi pomembni podatki.

Ker so dela, tako redno vzdrževanje kot tudi izredni dogodki natančno določeni in predpisani, je spremljanje in poročanje z uporabo 4PM zelo enostavno in transparentno. Občina določi izvajalcu naloge, ki jih mora opraviti. Ko je delo opravljeno, izvajalec s klikom v aplikaciji 4PM potrdi opravljeno delo, istočasno pa odgovorna oseba (nadzornik) v občini prejme obvestilo – brez dodatne administracije, telefonov in pošiljanja pisem. Ti podatki so že pripravljeni za pripravo poročil in povezanih postopkov.

To je samo eden od mnogih primerov, ki potrjuje da uporaba 4PM razbremeni najbolj obremenjena delovna mesta, odgovornim pa daje transparenten pregled nad dogajanjem na različnih projektih.

Če želite, da pripravimo primer vodenja projekta za vašo občino, nas lahko za dodatne informacije ali svetovanje pokličete na 05/333-15-65 ali nam pišete na

pogovor v živo