Priprava projektnih poročil v 4PM

Ena glavnih nalog projektnih vodij je priprava projektnih poročil bodisi rednih poročil o napredovanju in stanju projektov ali končnih poročil. Projektni vodja se mora odločiti, katere informacije so pomembne za sodelujoče na projektu, katere za vodstvo organizacije in katere za zunanje partnerje. Sodelujoči na projektu se morajo dogovoriti, kako pogosto je potrebno poročanje – dnevno, tedensko, mesečno. Poročila o delu pripravlja tudi vsak sodelujoči sam, in sicer z dnevnim vpisom dela na projektih.

Ena glavnih nalog projektnih vodij je priprava projektnih poročil bodisi rednih poročil o napredovanju in stanju projektov ali končnih poročil. Projektni vodja se mora odločiti, katere informacije so pomembne za sodelujoče na projektu, katere za vodstvo organizacije in katere za zunanje partnerje. Sodelujoči na projektu se morajo dogovoriti, kako pogosto je potrebno poročanje – dnevno, tedensko, mesečno. Poročila o delu pripravlja tudi vsak sodelujoči sam, in sicer z dnevnim vpisom dela na projektih. S tem projektnega vodjo razbremeni dodatne administracije.

Kratko, jedrnato in razumljivo
Predvsem moramo paziti, da so poročila kratka in jedrnata, osredotočena na ključne podatke. Poročila naj se začnejo s splošnimi podatki o stanju projekta (ali je projekt v težavah – presegamo načrtovanje stroške, pojavile so se nepredvidene težave…), opis doseganja ključnih mejnikov, v nadaljevanju opišemo še morebitne težave in ovire, ki se pojavljajo med samim projektom.

Pri pripravi poročil mora projektni vodja paziti tudi na način predstavitve: opisno, s ključnimi točkami, v tabeli, grafi ... in seveda tudi na uporabo primernega jezika. Zelo verjetno je, da naročnik ne bo razumel tehničnega jezika, ki ga uporabljajo projektanti ali programerji. Naročniki pogosto želijo vedeti, kaj smo delali, kdaj in koliko denarja je še na voljo. Vodstvo zanima ocena dokončanosti projekta, kakšno bo nadaljevanje projekta, kakšen vpliv ima stanje projekta na finančni tok v organizaciji …

Kaj naj poročilo vsebuje?
Ključni podatki v poročilu se razlikujejo glede na vrsto poročila (finančno, vsebinsko), večinoma pa vsebujejo naslednje informacije

  • ime projekta in identifikacijska številka ali okrajšava,
  • splošna ocena projekta,
  • % opravljenega dela do datuma začetka projekta,
  • % dokončanosti projekta,
  • predviden rok zaključka projekta,
  • morebitne težave (naloga, datum, pomembnost, odgovorna oseba…),
  • število odprtih nalog,
  • pričakovani rezultati.


Finančna poročila
Posebno pozornost bomo posvetili podrobnim finančnim poročilom in poročilom o opravljenem delu. Danes imajo projektni vodje na voljo spletno aplikacijo 4PM, ki zelo poenostavi pripravo poročil in sproten pregled stanja projektov (PROJEKT : STANJE).

4PM - hiter vpogled v stanje projekta


Napredna uporaba 4PM omogoča pripravo finančnih poročil in analiz tako na nivoju projekta kot na nivoju posameznih faz. Primerjava med načrtom stroškov in dejansko realizacijo olajša odločitve o dejanskem stanju projektov: ali naj nadaljujemo ali projekt, zaradi previsokih stroškov ustavimo (PROJEKT : FINANCE : REALZACIJA PLANA).

4PM - realizacija finančnega plana

 

 

Pri številnih organizacijah so najpomembnejši stroški dela, zato je pomembno spremljanje nastalih stroškov dela (opravljene in vpisane ure) v primerjavi z dejansko opravljenim delom (PROJEKT : FINANCE : REALIZIRANI STROŠKI : STROŠKI OSEB – URE).

Posebej lahko spremljamo stroške glede na vrsto, stroškovno področje. Vsi ti podatki so uporabnikom 4PM dosegljivi v nekaj korakih, tako za vsak posamičen projekt kot tudi za vse projekte skupaj.

 

pogovor v živo