Navodila za uporabo

  • vsebujejo podrobne opise in namige za vse funkcionalnosti. Na voljo tu: http://help.4pm.si

Izberite pomoč, ki vam najbolj ustreza

  • Uporaba 4PM je olajšana z namigi v aplikaciji.
  • Pomoč po e-pošti in telefonu 05 333 15 65.
  • Pomoč z aplikacijo ISL
  • Individualno svetovanje s področja projektnega vodenja, informacijske podpore in organizacije dela.

Za dodatne informacije pokličite na 05 333 15 65 ali pišite na

 

Videonavodila

Kratki videoposnetki, ki prikazujejo različne funkcionalnosti in poteke dela v spletni aplikaciji 4PM so na voljo tu: tutoriali

tutorial

Vprašanja in odgovori

vprašajte nas

6 - 6 =

Podpora in pomoč

Kako poteka uvedba 4PM?

Uvedba 4PM v organizacijo se začne z analizo poslovnih procesov, s katero dobimo seznam aktivnosti, ki olajša razporejanje nalog in vnos opravljenega dela.

Administrator mora urediti splošne šifrante, ki bodo olajšali vpisovanje podatkov in kasnejše analize.

Pripraviti je potrebno še sezname uporabnikov, organizacij in kontaktnih oseb.

Priporočamo tudi pripravo internega pravilnika o uporabi 4PM, v katerem določite pravila dodeljevanja uporabniških pravic, kdo je zadolžen za vpisovanje katerih podatkov v 4PM, kdo ima vpogled nad podatki, katere dokumente bomo nalagali v 4PM...

Ko je 4PM vzpostavljen, lahko izvedemo usposabljanje uporabnikov, na katerem vam predstavimo osnovne principe vodenja projektov s pomočjo 4PM.

Kakšna uporabniška podpora je na voljo uporabnikom 4PM?

Uporabniški priročnik – navodila za uporabo

vsebuje podrobne opise in navodila za vse funkcionalnosti 4PM. Dostopen je tu http://help.4pm.si in v aplikaciji (povezava pomoč).

Druge oblike pomoči

  • namigi v 4PM
  • triki in nasveti na spletni strani http://www.4pm.si,
  • e-pošta:
  • telefon 05 333 15 65
  • spletna podpora ISL

Uporabniki 4PM pa se lahko odločijo za individualno svetovanje s področja projektnega vodenja, informacijske podpore in organizacije dela. Za dodatne informacije pokličite na 05 333 15 65.

Kakšno znanje potrebujemo za uporabo 4PM?

4PM je za uporabno nezahtevna aplikacija. Ne potrebujete posebnega znanja s področja vodenja projektov.

Za uporabo 4PM je potrebno osnovno poznavanje delovanja internetnih brskalnikov, kot sta Mozilla Firefox 3 ali Internet Explorer 7.

Koliko časa potrebujemo za uvedbo 4PM v organizacijo?

Čas, ki je potreben za uvedbo 4PM v katerokoli organizacijo je relativno kratek, saj je za 4PM enostavna in uporabniku prijazna aplikacija.

Seveda pa uvedba 4PM zahteva določeno energijo tudi na strani naročnika. Uspešnost uvedbe 4PM v podjetje je pogosto odvisna od zavzetosti vodstva. Naši strokovnjaki vam svetujejo glede priprave organizacijskih pravil, projektnega vodenja…

 

Slovarček 4PM

Ali lahko podatke iz 4PM izvažamo v druge programe?

Vse podatke, ki so vpisani v 4PM, lahko s pomočjo Excelovih tabel povežemo s programi, ki omogočajo uvoz takih podatkov.

Ali se stanja projektov spreminjajo?
Stanje projekta se lahko med samim potekom spreminja: projekt v pripravi, v mirovanju, aktiven projekt, zaključen projekt…
Čemu so namenjeni komentarji?
Komentarji so namenjeni učinkoviti in jedrnati izmenjavi informacij o pomembnih dogodkih, ki vplivajo na potek projekta. Za vsak komentar lahko določimo, ali je namenjen samo interni projektni ekipi, ali je viden tudi na portalu, do katerega lahko dostopajo tudi naročniki, ali je viden vodstvu.
Kaj je projekt? Kaj je faza, naloga, mejnik?

Projekt je dejavnost, ki ima začetek in konec, omejene vire (kadrovski, finančni, časovni…) in je usmerjena k doseganju končnega cilja.

Faza je delitev projekta na manjše, zaključene celote. Tudi faze imajo lahko svoj cilj in prav tako omejene vire.

Naloga je aktivnost, ki pripomore k doseganju projektnega cilja. Ima določeno trajanje, t. j. začetek in konec, vsebino ter osebo, ki je odgovorna za njeno izvedbo.

Mejnik je rok za izvedbo določenega opravila. Nima določenih virov (ur), le odgovorno osebo, ki skrbi za doseganje tega mejnika.

Kaj je projektni portal?

Projektni portal ali dokumentni repozitorij je prostor, ki je namenjen enostavni izmenjavi in arhiviranju projektne dokumentacije. Na projektni portal lahko dodajamo različne vrste in velikosti dokumentov.

Projektni portal razdelimo na posamezne sklope in olajšamo iskanje dokumentov.

Ker na projektih sodelujejo osebe, ki imajo različne projektne vloge in pravice, lahko tudi določimo, katera oseba lahko dostopa do katerih dokumentov. Številni uporabniki uporabljajo projektni portal 4PM za izmenjavo dokumentov z naročniki.

Kaj so skupine projektov in analitike?
Skupine projektov in analitike so namenjene razvrščanju projektov glede na interna pravila, ki jih imajo različne organizacije. Nekatere organizacije uporabljajo razvrščanje projektov po stroškovnih mestih, stroškovnih nosilcih. Uporaba skupin projektov je namenjena tudi povezovanju 4PM s ERP sistemi.
Kako določamo pravice posameznikov na projektu?

Uporabniške pravice dostopa do 4PM vsaka organizacija prilagaja svojim potrebam, pri tem pa mu ekipa 4PM svetuje in pomaga.

Administrator podpora projektnemu delu, skrb za urejene šifrante, dostope…

Naduporabnik: nadzor nad vsemi projekti, pregled nad vsemi nalogami, mejniki, stroški in prihodki, odločitve o prioriteti projektov, projektih v krizi…

Vodja projektov vzpostavi nov projekt, določi projektno ekipo in finančni okvir projektov, načrtuje aktivnosti, stroške in vire, nadzira in skrbi za svoje projekte, zaključi svoje projekte, skrbi za ustrezno projektno dokumentacijo in komunikacijo v projektni ekipi

Skrbnik projektov (vmesna faza) – načrtuje aktivnosti, stroške, vire

Udeleženec (enostavni uporabnik) – delo na projektih in evidentira opravljeno delo ter osebne stroške.

Katere procese projektnega vodenja obvladujemo v 4PM?

PRIPRAVA PROJEKTOV
priprava projektne ideje, identificiranje potrebe, določitev ciljev projekta in potrebnih virov: projektne ekipe, finančnih virov …

VZPOSTAVITEV
razčlenitev projekta: načrtovanje kdo dela kaj in do kdaj mora biti narejeno, obseg dela, načrtovanje finančnih virov.

IZVAJANJE
sledenje in nadzor poteka projekta: napredek projekta, opravljeno delo glede na načrt in porabljenimi viri.

Projektna komunikacija: transparentna izmenjava ključnih informacij o projektu, izmenjava projektne dokumentacije.

Poročanje: priprava poročil o opravljenem delu, finančna poročila

ZAKLJUČEK projekta in ocena: analiza, arhiviranje.

Kdo je udeleženec na projektu in kaj pomeni projektna vloga?

Udeleženec na projektu je oseba, ki s svojim delom prispeva k uspehu projekta. Projektni vodja, ki načrtuje potek projekta, organizira delo in razporeja naloge med udeležence projekta, nadzira izvajanje projekta, tako z vidika opravljenega dela kot z vidika nastalih stroškov; koordinira projektno ekipo in posreduje med notranjimi (izvajalci) ter zunanjimi (naročnik, partner) člani projektne ekipe. Projektni vodja ima zaradi narave dela, načrtovanja dela, pregled nad vsemi projekti.

Sodelujoči na projektu (navadni udeleženec) opravlja naloge, ki mu jih je določil projektni vodja in skrbi za evidentiranje opravljenega dela.
Administrator je oseba, ki skrbi za urejene šifrante in vnos splošnih podatkov.
Projektne vloge niso stalne – oseba je enkrat projektni vodja, pri drugem projektu pa le sodelujoči. Glede na projektno vlogo ima tudi različne uporabniške pravice. Projektne vloge in pravice lahko prilagajate svojim potrebam.

Zakaj potrebujemo seznam aktivnosti?

Seznam aktivnosti je popis delovnih postopkov, ki jih imate v vaši organizaciji. Pripravite ga s pomočjo opisa delovnih mest. Seznam aktivnosti poenostavi razporejanje in opisovanje nalog ter vpisovanje opravljenega dela.

Strukturiran vpis dela olajša analize opravljenih aktivnosti glede na projekt, po posamezniku, v obdobju…, kar pripomore k lažji optimizaciji in prenovi poslovnih procesov.

Splošno o 4PM

Kaj je 4PM?

4PM je spletna aplikacija, ki je namenjena vodenju projektov in spremljanju opravljenega dela in nastalih stroškov. Temelji na ideji, da je končni uspeh projekta odvisen od vsakega posameznika, ki na njem sodeluje.

Kako deluje 4PM?

4PM je spletna aplikacija – za uporabo potrebujete osebni računalnik z dostopom do interneta ter osnovno poznavanje dela s spletnimi brskalniki - Mozilla Firefox ali Internet Explorer. Nalaganje posebnih programov in kupovanje drage strojne opreme ni potrebno.

Vsak uporabnik se ob vstopu v 4PM identificira z uporabniškim imenom in geslom ali digitalnim potrdilom na osnovi katerega mu 4PM dodeli dostop in personificirane pravice.

4PM lahko uporabljate že med pripravo projekta, ko določite osnovne parametre – projektno ekipo, finančni plan in potek projekta. V 4PM spremljate izvrševanje dodeljenih nalog, usklajujete zasedenost sodelavcev na projektu ter finančno uspešnost projekta. Izmenjava komentarjev in pomembnih dokumentov pripomore k transparentni in učinkoviti komunikaciji v projektni ekipi ter z zunanjimi partnerji.

Kakšne projekte lahko vodimo v 4PM?

4PM je primeren za vodenje zelo kompleksnih projektov in manjših projektov. Pripravili smo podloge, s pomočjo katerih bo vodenje projektov lažje.

Izbirate lahko med: tržni projekti, interni projekti, razvojno-raziskovalni projekti, inženirski projekti, proračunski projekti, študije, evropski projekti.

Kdo pridobi s 4PM?

Vodstvu je olajšano odločanje, saj ima celovit pregled nad vsemi projekti in zaposlenimi. Optimizacija poslovnih procesov je s sprotnimi informacijami o dobičkonosnosti projektov, razpoložljivih kadrovskih virih in opravljenem delu enostavna in učinkovita.

Projektni vodja načrtuje in spremlja projekte stroškovno, kadrovsko in terminsko. Komunikacija v projektni ekipi in z zunanjimi partnerji je pregledna, priprava poročil in izmenjava dokumentov je enostavna in hitra.

Zaposleni imajo preprosto orodje, s katerim beležijo opravljeno delo. Stresne situacije se zmanjšajo, saj je delo natančno opredeljeno.

Partnerji, naročniki, podizvajalci lahko dostopajo preko projektnega portala do pomembne projektne dokumentacije.

V katerih jezikih je 4PM na voljo?

4PM je trenutno na voljo v 4 jezikih: slovenskem, italijanskem, angleškem in hrvaškem. Hitro ga lahko prevedemo v kateri koli jezik. Uporaba večjezičnega vmesnika omogoča uporabo 4PM, brez jezikovnih ovir.

Varnost in tehnologija

Ali lahko 4PM povežem z ERP sistemi, ki jih že imamo v organizaciji?

Da. 4PM lahko povežemo s katerim koli ERP sistemom. Tako prihranimo zaposlenim čas, saj ni več potrebno dvojno vnašanje podatkov o strankah, finančnih podatkov… Pri povezavi sistemov je potrebno določiti strukture podatkov, ki jih bomo prenašali: podatki o strankah, finančni podatki…

Kako dobimo nadgradnje in dopolnitve 4PM?

Splošne nadgradnje in izboljšave dobijo vse stranke, saj so vključene v mesečnih stroških za gostovanje.

Posebne nadgradnje in prilagoditve potrebam posamezne organizacije so tudi možne. V tem primeru se vnaprej dogovorimo o zahtevah in ceni posebnih nadgradenj.

Kakšna je varnost podatkov 4PM?

Za varnost podatkov smo poskrbeli z najsodobnejšimi varnostnimi tehnologijami, ki temeljijo na uporabi varne SSL komunikacije.

Kje so shranjeni podatki, ki so vpisani v 4PM?
Vaš 4PM lahko gostuje na Arcturjevih strežnikih. Dolgoletne izkušnje in številne refernece so zagotovilo, da so vaši podatki pri nas varno shranjeni.
4PM imate lahko tudi na lastnem strežniku, ki mora ustrezati specifikacijam za varno hrambo podatkov in zahtevam za nemoteno delovanje 4PM.
V kakšni tehnologiji deluje 4PM?

4PM smo razvili v najsodobnejšem okolju Java J2EE z uporabno naprednih dinamičnih spletnih vmesnikov. Uporablja ciljno-neodvisno hranjenje podatkov v poljubni podatkovni zbirki (Oracle, MS SQL Server, MySQL ...). Je v celoti plod domačega razvoja, za kar smo prejeli številna priznanja za inovacije.

Za uporabo 4PM niso potrebna dodatna vlaganja v drago strojno in programsko opremo.

Vprašanja pred nakupom

Kako lahko preizkusim sistem 4PM?

Pred odločitvijo lahko sami brezplačno in brez obveznosti preskušate neomejeno delovanje 4PM do 30 dni. Za vzpostavitev nam pišite na info@4pm.si ali nas pokličite na 05 333 15 65.

Za brezplačno predstavitev delovanja 4PM v vaši organizaciji nam pišite na info@4pm.si ali nas pokličite na 05 333 15 65.

Kakšna je cena 4PM?

Cena 4PM je odvisna od števila uporabnikov in vrste projektnih predlog, ki jih želite uporabljati. Lahko pripravimo 4PM, ki bo prilagojen vašim potrebam.

Za podrobne informacije o ceni nam pišite na info@4pm.si ali nas pokličite na 05 333 15 65.

Kakšne cenovne opcije ponuja 4PM?

4PM je dosegljiv na dva načina:

  • najem licence 4PM uporabljate toliko časa kot želite, za uporabo plačujete mesečno najemnino.
  • nakup licence pomeni časovno neomejeno uporabo 4PM.

Če 4PM gostuje na naših strežnikih, plačujete še mesečne stroške gostovanja in vzdrževanja. To vključuje splošne nadgradnje in izboljšave 4PM, tehniško podporo in vzdrževanje.

Koliko uporabnikov lahko sočasno uporablja 4PM?

Sočasno lahko uporablja 4PM neomejeno število uporabnikov.

Triki in nasveti

pogovor v živo