Projektni dokumenti so tam, kjer jih potrebujete

datum: 12.11.2013

kategorija: sporočilo za javnost

4PM Projektni dokumentni sistem

Izvedba projektov je povezana s številnimi projektnimi dokumenti, ki nastajajo v ekipi, ne glede na področje v katerem deluje ekipa. Pomen dokumentov dopolnjuje njihova vloga v sodelovanju in komuniciranju, saj prepletajo tako horizontalno komuniciranje znotraj ekipe, poročanje vodstvu, kot komunikacijo z zunanjimi sodelavci in naročniki.
Projektna komunikacija
Preveč in neurejena projektna dokumentacija vodi v nepotrebno birokratizacijo projektnega vodenja, ki pomeni slabši vpogled v stanje izvedbe projektov, možno izgubo pomembnih projektnih dokumentov in slabše skupinsko delo. To je pogosto povezano z vodenjem projektov s pomočjo tabel, e-pošte, papirja.

Uspešni vodje projektov uporabljajo napredne možnosti integriranega dokumentnega sistema s funkcionalnostmi, ki podpirajo vodenje projektov v 4PM.
4PM omogoča dostop do različnih projektnih dokumentov tam, kjer jih uporabniki najbolj potrebujejo:
  • pri nalogah,
  • pri komentarjih,
  • finančnih dogodkih.

  • integriran dokumentni sistem
    4PM dokumentni sistem zagotavlja standardiziran in centraliziran zajem dokumentov, arhiviranje in urejenost po projektih, kontrolo verzij (zaklepanje za urejanje, delo na pravi verziji), nadzor nad dostopi do posameznih dokumentov, skupinsko delo (več ljudi potrebuje dokument za delo), napredno iskanje (po vsebin, metapodatkih, ključnih besedah).

    Pri vzpostavljanju učinkovitega sistema za sodelovanje, ki vključuje sledenje komunikaciji in toku dokumentov, projektni vodja s pomočjo aplikacije določi:
  • kdo rabi katere informacije (naloge, dostopi),
  • kaj zahteva vodstvo (poročanje),
  • kako poteka izmenjava in do dostop do dokumentov v projektni skupini in z zunanjimi deležniki.


  • S pomočjo 4PM sledite
  • formalni komunikaciji (zapisniki, sklepi, navodila za izvedbo nalog, načrti …)
  • neformalnemu obveščanjeu o izvedbi aktivnosti (komentarji na nalogah, projektih) in tudi
  • izmenjavi dokumentov s pomočjo priponk v komentarjih in pošiljanjem varnih povezav do dokumentov.
  • pogovor v živo