Uvedba informacijske podpore za vodenje projektov 4PM v Zavarovalnico Triglav, d.d.

datum: 14.05.2013

kategorija: sporočilo za javnost

Povzetek predstavitve na konferenci Projektno vodenje v praksi.

Avtorja:
  • Vitomir Nenezić, Zavarovalnica Triglav, d.d.

  • Vesna Kobal, Arctur, d.o.o.


  • Uvedba informacijske podpore za vodenje projektov v pretežno linijski organizaciji, kjer pomenijo projekti majhen, predvsem podporni del poslovanja, je za marsikatero podjetje izziv: predstavlja spremembo v organizacijski kulturi in načinu dela, vpeljuje večjo transparentnost v delo projektnih ekip in hkrati podpira skupinsko delo na projektih.
    Zavarovalnica Triglav je iskala sodobno rešitev, ki bi jim pomagala pri spodbujanju projektne kulture. Izbrali so 4PM, saj ta v osnovi podpira multiprojektno okolje, se lahko prilagaja različni zrelosti projektne kulture v podjetju in internim pravilom. 4PM pomaga projektnim vodjem pri načrtovanju in spremljanju projektov, članom ekip pri poročanju o delu, projektni pisarni olajša zbiranje podatkov in pripravo poročil, vodstvu pa pri enostavnem vpogledu v stanje izvedbe skupine projektov ali posameznega projekta.

    Načrtovanje in spremljanje virov
    Z uvedbo 4PM so poenotili na eni stani terminsko načrtovanje projektov in delegiranje projektnih nalog ter spremljanje izvedbe projektov na drugi strani. Zaposleni na enem mestu poročajo o delu na različnih projektih. Poročila so urejena in ažurna, vodje projektov in projektna pisarna pa imajo takojšen vpogled v stanje porabljenih virov (interni stroški dela, čas) za posamezen projekt.

    Projektni dokumentni sistem
    Linijska organiziranost pomeni tudi različne pravice za dostop do projektnih dokumentov, ki pogosto vsebujejo zaupne podatke. 4PM podpira enostavno upravljanje s pravicami dostopa do dokumentov (kdo, kaj), celovit nadzor nad verzijami dokumentov (zadnja verzija), dostopi do dokumentov (kdo, kaj) in poštnim odjemalcem (pošiljanje povezave do dokumenta). Dokumentni sistem prepleta vse funkcionalne dele, ki podpirajo projektno vodenje: naloge, komentarje in finance. To pomeni, da je dokument vedno pri roki, na pravem mestu, pravi osebi.

    Podpora projektni pisarni
    Uporaba 4PM pomaga projektni pisarni Zavarovalnice Triglav pri celovitem spremljanju stanja projektov in portfelja projektov: terminsko (kateri projekti potekajo po časovnici), finančno (poraba sredstev) in vsebinsko (dokumenti). Podatki so centralizirani in standardizirani. Poročila so vnaprej pripravljena na podlagi vnesenih podatkov (poročila o delu, stroški, doseženi mejniki) in prilagojena potrebam različnih uporabnikov (vodstvo, projektna pisarna, kontrolna poročila). Projektna pisarna samostojno upravlja z aplikacijo, skrbi, da so podatki prikazani osebam z ustreznimi pooblastili, aplikacija pa poskrbi, da ostaja revizijska sled za spremembami. 4PM je osrednji komunikacijski kanal tudi za mednarodne projektne ekipe, saj podpira večjezičnost.

    Učinki
    Po prvem letu uporabe se že kažejo prvi pozitivni učinki. Člani projektnih ekip so orodje sprejeli, podatki o projektih so vedno bolj ažurni in celoviti, seveda pa je tudi prostor za izboljšave.

    Prosojnice s predavanja:


    pogovor v živo