O projektnem komuniciranju s pomočjo 4PM na MPP

datum: 22.10.2009

kategorija: sporočilo za javnost

Tomi Ilijaš in Vesna Kobal sta na Mednarodni poslovni konferenci predstavila model projektnega komuniciranja s pomočjo 4PM kot osnovi za učinkovito spremljanje ključnih parametrov projektnega dela.

Tu lahko pogledate prosojnice predavanja .

Za uspeh vsakega projekta je pomembno, da je vodstvo vključeno v določanje projektnih ciljev in je seznanjeno s ključnimi parametri projektnega dela (plan stroškov, mejniki, vodja, ipd.). Vloga vodstva je v koordinaciji glavnih virov med različnimi projekti glede na prioritete med projekti, potrebne finance, ključne zaposlenci, ipd. Vodstvo mora biti seznanjeno s tveganji in mora zahtevati tudi plan B. Še posebej to velja za večje projekte, ki imajo velik vpliv na organizacijo.
Za vsako vrsto projektov je treba določiti merljive kazalnike uspešnosti (kakovost, zadovoljstvo naročnikov/uporabnikov dobičkonosnost, pridobljeno znanje ipd), ki jih bomo lahko jasno spremljali tako po zaključku projekta, kot tudi med samim izvajanjem (vseh seveda ne). Jasno je, da je vodstvo v malih združbah veliko bolj vključeno kot v velikih.

Projekt začnemo na vzpostavitvenem sestanku, ko ponovno prevetrimo in potrdimo ključne parametre, uglasimo ekipo in motiviramo in razporedimo naloge.
Razporejanje nalog članom projektne ekipe je lahko zelo demokratičen proces, ki vključuje pogajanja med projektnim vodjem in zaposlenim. Vsak posameznik se mora strinjati s “pogoji” naloge, to je dodeljenimi sredstvi (čas), hkrati pa mora imeti možnost, da nalogo zavrne, če meni, da je za izvedbo naloge pomembnejše, da ima na razpolago več časa. Posameznik, ko sprejme nalogo, tudi sprejme odgovornost, da bo naloga pravočasno in kakovostno opravljena.

Razporejanje sredstev, to je časa in denarja, je prava umetnost. Projektni vodja si bo vzel določeno rezervo, tako časovno kot denarno, s tem bo operiral v nujnih primerih. Prav tako mora paziti, da je delitev sredstev tudi pravična: zakaj ne bi pridnega delavca nagradili tako, da mu za nalogo odobri več časa ali denarja? In obratno, seveda.

Tomi Ilijaš

Za dober potek projektov je ključnega pomena tudi transparentna in sledljiva komunikacija. Projektni vodja mora zagotoviti “pogoje”, da bo lahko sledil komunikaciji in tudi da bodo odprti pravi komunikacijski kanali tako za horizontalno kot vertikalno komunikaciji. V nobenem primeru pa ne sme zanemarit osebne komunikacije, oz. prilagoditi način komuniciranja posameznikom.
Kaj lahko naredi projektni vodja? Lahko zahteva, da člani projektne ekipe uporabljajo komunikacijske kanale, ki bodo zagotavljali sledljivost in dostopnost vsem, zato zahteva uporabo orodja, kot je 4PM, ki omogoča enostavno komuniciranje ekipe in sledenje izmenjanim informacijam.

Transparentna, jasna in komunikacija med člani projektne ekipe je osnova za dobro spremljanje poteka projekta in opravljeno delo. Vertikalna komunikacija pomeni, da člani ekipe obveščajo projektnega vodjo o opravljenem delu in zaključenih nalogah. Opravljeno delo pomeni ure, ki jih je posameznik porabil za določeno nalogo. Pomemben podatek za projektnega vodjo je tudi ocena dokončanosti posamezne naloge ali opravila. Projektni vodja mora imeti zbrane podatke o porabljenem času (stroški dela), o opravljenem delu, o zaključenih nalogah, če je možno na enem mestu, pregledno in analitično. Zato ga morajo člani ekipe sproti obveščati o vseh zapletih, odstopanjih, dopustih…, ki bi lahko vplivali na potek projekta. V nasprotni smeri pa mora projektni vodja podajati informacije o kakovosti opravljenih nalog, pravočasno mora dodajati nove naloge članom ekipe.

Horizontalna komunikacija na nivoju ekipe predstavlja izmenjavo mnenj med člani. Zato je dobrodošlo orodje, ki bo omogočilo enostavno izmenjavo mnenj in projektne dokumentacije med sodelavci. Hkrati pa bo omogočalo projektnemu vodji in vodstvu vpogled nad stanjem na projektu. Se pravi: sledljivost in nadzirana dostopnost (določena so pravila, kdo lahko vidi kaj).

Vesna Kobal

4PM omogoča poenostavitev rutinske komunikacije: naloga je opravljena, porabil sem X ur…. Če so ti podatki avtomatično obdelani in preneseni v različna projektna poročila, potem prihrani tudi projektni vodja pri pripravi poročil za vodstvo…

4PM je tako orodje za vodenje projektov in tudi orodje za projektno komunikacijo. Informacije, ki se izmenjujejo med projektom, so avtomatično shranjene in prenesena v poročila. Tako vsak posameznik prispeva svoj del k jasnejši sliki o stanju na projektu. Analiza poslovnih podatkov je lažja, brez nepotrebne administracije in izgub časa. Projektni vodja in vodstvo se bodo lahko pravočasno kakovostno odločali o tem, ali nadaljevati s projektom ali ustaviti projekt, saj imajo na voljo celovito sliko o stanju projekta, o zapletih, zastojih, potencialih za naprej.
pogovor v živo