Izmenjava projektne dokumentacije in projektne finance - nadgradnje

datum: 24.06.2009

kategorija: sporočilo za javnost

Novosti in izboljšave v 4PM, Verzija 1.0.1.

Zadnje posodobitve 4PM vključujejo nekatere manjše, a za projektno vodenje pomembne izboljšave. Z njimi lahko 4PM še bolj prilagodite svojim potrebam.

IZMENJAVA PROJEKTNE DOKUMENTACIJE
K uspehu projektov pripomore ustrezno upravljanje in arhiviranje projektne dokumentacije. Uporabniki 4PM že poznate centralni sistem upravljanja različnih dokumentov – aplikacija omogoča shranjevanje projektne dokumentacije po sklopih in urejanje dostopov glede na uporabniške pravice.

Določanje pravic dostopa do dokumentov
Dokumente, ki so povezani s projektom, pripenjamo v projektni portal. Najprej določimo splošne podatke o sklopu (vrstni red sklopa, ki se lahko med projektom spreminja, naziv sklopa ter opis). Priponke dodamo v posebnem oknu: vpišemo ime datoteke in poiščemo datoteko v računalniku.

»Dostop do sklopa portala« vsebuje seznam sodelujočih na projektu. Tu določimo, kdo lahko vidi vsebino posameznega sklopa – dokumente in kdo ne. Uporaba naprednih tehnologij omogoča projektnemu vodju nadzor nad dokumenti:
• kdo in kdaj je naložil določen dokument na projektni portal,
• kdo in kdaj si ga je ogledal,
• kakšne so bile predhodne različice dokumentov.

Datoteke, ki so zbrane na projektnem portalu, pregledujete v podzavihku »dokumenti«, kjer je za vsako datoteko podatek o sklopu, v katerem se nahaja, velikosti datoteke, datumu, ko je bila naložena, osebi, ki jo je naložila, številu prenosov (kdo in kdaj) ter katere osebe imajo do dokumenta dostop.
Ker so dokumenti na spletnem strežniku, pomeni, da so dostopni kadarkoli od kjerkoli, tistim osebam, ki imajo pravico dostopa do njih.

PROJEKTNE FINANCE
Na podlagi uporabniških predlogov smo izboljšali tudi finančne preglede projektov. V zavihku »realizacija stroškov« spremljamo nastale stroške po organizacijah in po osebah. Razliko med načrtom ter realiziranimi stroški spremljamo v zavihku »Realizacija plana« (prej »zbirni pregledi«). Popravili smo vnos prihodkov in prilivov, ki jih vpisujemo ločeno v posebnem zavihku vnosnega okna. Celoten vpogled v finančno stanje projekta je zbran v zavihku »finančno stanje«.

Vodenje kompleksnih projektov zahteva delitev na posamezne faze (WP), kar pa zahteva tudi spremljanje nastalih stroškov na nivoju posamezne faze kot tudi na nivoju celotnega projekta. V 4PM lahko za vsako vrsto stroška določite na katero fazo in/ali projekt se povezuje. Vodenju projektnih faz so prilagojeni tudi vsi analitični izpisi (stroški, naloge, opravljeno delo…). Ta funkcionalnost bo posebej dobrodošla pri evropskih projektih.

Za vsak projekt lahko vnašamo tudi poljubne finančne dogodke (varščine, nedokončana proizvodnja, odlivi… ), ki jih moramo evidentirati zaradi kasnejših analiz, ne vplivajo pa na sam potek projekta.

SPLOŠNE IZBOLJŠAVE
Novega poslovnega partnerja in novo kontaktno osebo lahko v novi verziji vnašamo tudi pri vnosu novega projekta.

Projektni vodja evidentira (ne)upravičene ure, ki jih zaposleni porabijo za opravilo določene naloge. V pregledu nalog določi, koliko ur na posamezni nalogi je upravičenih in koliko ne.
pogovor v živo